Gestione presenze
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Timbrature dipendenti

Sistema integrato per il conteggio dei presenti e la gestione dei dipendenti

Sia in ambito pubblico che privato, l’ufficio del personale si occupa di gestire i lavoratori all’interno dell’organizzazione e poter contare su un software di rilevazione e gestione delle presenze dei dipendenti permette di risparmiare tempo prezioso.

 

A maggior ragione se si considera l’attenzione dei legislatori sul tema, come nel maggio 2019 con la sentenza C-55/18 quando la Corte di Giustizia UE ha stabilito che tutti gli stati membri devono imporre alle aziende (indipendentemente dalle dimensioni) di dotarsi di un puntuale sistema di rilevazione delle presenze dei dipendenti, che garantisca l’applicazione di criteri di oggettività, affidabilità e accessibilità.

Integrazione software e differenziazione dei dispositivi per performance ottimali

Ufficio controllo presenze con timbratore Plexa controllo accessi

Al datore di lavoro si richiede di monitorare in maniera obiettiva e puntuale le ore lavorative effettivamente svolte, rendendo l’utilizzo di un software dedicato indispensabile.

 

Tuttavia sono ancora molte le aziende che scelgono di utilizzare un unico sistema per la timbratura e la gestione degli accessi, tipico caso del lettore Rfid all’ingresso di un ufficio che al passaggio del badge apre la porta di accesso e al contempo registra quel passaggio come timbratura.


Questo utilizzo evidenzia due criticità:

  • nel caso di pausa, uscita e reingresso del dipendente, tutti i passaggi verrebbero registrati come letture multiple, creando difficoltà all’ufficio paghe
  • il dipendente non avrebbe possibilità di vedere gli orari delle sue timbrature

Per tutti questi motivi è fortemente sconsigliato un uso “promiscuo” dei rilevatori ma si consiglia sempre di utilizzare dispositivi dedicati a ciascuno scopo.

Ottimizzazione delle risorse e velocizzazione delle attività di controllo

Le periferiche che Plexa ha sviluppato per il controllo presenze sono ideali per l’acquisizione di timbrature, grazie al display integrato che mostra al lavoratore l’orario esatto in cui viene registrata la sua lettura e alla possibilità di inserire causali auto giustificative.

 

Il software per la rilevazione delle presenze porta vantaggi sia per il lavoratore che per le aziende, che grazie alla digitalizzazione possono:

 

  • velocizzare le attività dell’ufficio HR
  • ridurre sensibilmente gli errori nell’elaborazione delle paghe
  • controllare con maggior rigore le attività svolte
  • organizzare con precisione i turni, le presenze e le assenze

 

L’offerta Plexa comprende una soluzione più semplice, che permette di utilizzare il software di controllo accessi KS per calcolare i tempi di permanenza e di esportare le timbrature su file testuali, in modo da potere rendere utilizzabili i dati anche da gestionali esterni, oppure per le strutture più complesse che necessitano di una piattaforma gestionale in cloud è disponibile PlexaGo.

Gestione presenze in cloud per una pianificazione avanzata

Timbratura via app con PlexaGo

PlexaGo è una soluzione totalmente personalizzabile in base alle esigenze dell’organizzazione che consente di pianificare velocemente turni, ferie, permessi e di segnalare entrate o uscite fuori orario con giustificativi pre-approvati.


In fase di start-up si possono definire delle regole, dalle più semplici alle più complesse, per elaborare automaticamente le presenze: arrotondamenti, flessibilità in ingresso o in uscita, pausa pranzo, gestione della banca ore, riconoscimento automatico dei turni, calcolo dei buoni pasto e molto altro.


La piattaforma si interfaccia con i più diffusi software di elaborazione paghe.

 

L’evoluzione del mondo del lavoro, la sempre crescente digitalizzazione e la più recente emergenza Covid-19 hanno portato innumerevoli aziende a incoraggiare il lavoro da remoto o in smartworking.

 

L’esigenza di rilevare le timbrature rimane la stessa ma grazie a strumenti web based come PlexaGo è possibile timbrare da remoto, accedendo con credenziali personali alla piattaforma oppure tramite app, in questo caso sarà possibile registrare la posizione del dipendente grazie al GPS del dispositivo.
 

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